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Guide Utilisateur — MALVA

Table des matières

  1. Présentation générale
  2. Rôles et permissions
  3. Se connecter et accéder à l'application
  4. Parcourir l'inventaire
  5. Réservations
  6. Maintenance
  7. Gestion des utilisateurs
  8. Import et export CSV
  9. Codes QR
  10. Notifications par e-mail

1. Présentation générale

Malva est une application web de gestion d'inventaire et de réservation d'équipements de laboratoire. Elle permet aux membres de consulter le matériel disponible dans différents laboratoires, de le réserver pour des périodes définies, et aux responsables de suivre l'état du matériel, d'approuver les demandes, et de planifier les opérations de maintenance.

2. Rôles et permissions

L'application distingue trois niveaux d'accès :

Rôle Description
Utilisateur Peut consulter l'inventaire et gérer ses propres réservations
Admin de laboratoire Gère un ou plusieurs labos : inventaire, réservations, utilisateurs
Super Admin Accès complet à tous les laboratoires et à la configuration système

Ce que chaque rôle peut faire

Utilisateur

  • Consulter le catalogue d'équipements
  • Vérifier la disponibilité d'un équipement via le calendrier
  • Ajouter des équipements au panier et créer une réservation
  • Déclarer le retour d'un équipement
  • Demander une prolongation de réservation
  • Annuler une réservation en attente

Admin de laboratoire

Tout ce que fait l'utilisateur, plus : - Voir le tableau de bord de son labo (disponibilité, réservations en cours) - Créer, modifier et supprimer des équipements dans son labo - Approuver ou rejeter les réservations nécessitant une confirmation - Valider les retours d'équipements - Approuver ou refuser les demandes de prolongation - Planifier et terminer des maintenances - Gérer les membres de son labo - Importer et exporter des données via CSV - Consulter les réservations de son laboratoire via un code QR

Super Admin

Tout ce que fait l'admin, plus : - Accéder à tous les laboratoires - Créer et supprimer des laboratoires - Gérer tous les utilisateurs (promouvoir/rétrograder) - Gérer les codes QR de tous les équipements - Importer/exporter pour n'importe quel labo - Modifier ou ajouter les codes de N° Inventaire HES

3. Se connecter et accéder à l'application

  1. Rendez-vous sur l'URL de l'application.
  2. Connectez-vous avec votre adresse e-mail et votre mot de passe Microsoft (HES-SO).
  3. Une vérification de l'adresse e-mail est requise avant d'accéder au tableau de bord: un admin de laboratoire doit vous rajouter dans son laboratoire.
  4. Selon votre rôle, vous accéderez directement à la vue utilisateur ou à la vue administrative.

Note : Si votre compte a été désactivé par un administrateur, vous ne pourrez pas vous connecter. Contactez votre responsable de labo.

4. Parcourir l'inventaire

Catalogue d'équipements

Le catalogue présente l'ensemble des équipements accessibles selon votre appartenance aux laboratoires. Chaque fiche équipement affiche : article_row

  • Le nom, le fabricant et le modèle
  • La catégorie (ex. Capteurs > Température > RTD Platine 100)
  • L'état actuel (voir tableau ci-dessous pour la définition de ces statuts)
  • La disponibilité pour la période sélectionnée article_detail

États d'un équipement

Statut Couleur Signification
Disponible 🟢 Vert Peut être réservé
À vérifier 🟡 Jaune Nécessite une inspection avant usage
Indisponible 🔴 Rouge Momentanément hors service
Défectueux 🟡 Jaune Non fonctionnel
En maintenance ⚪ Gris Maintenance planifiée en cours
Autre 🔵 Bleu Statut particulier, contacter l'admin

À noter : À vérifier et En panne partagent la même couleur jaune dans l'interface.

Vérifier la disponibilité

Cliquez sur un équipement pour ouvrir son calendrier de disponibilité. article_action article_action_calendar

Le calendrier met en évidence les périodes déjà réservées ou bloquées par une maintenance. article_calendar

Un équipement est indisponible à une date si : - Son état est autre que « Disponible » - Une maintenance est active sur cette période - Une réservation existante (confirmée, en cours ou en attente) couvre ces dates

Hiérarchie du catalogue

Les équipements sont organisés ainsi :

Catégorie
  └── Sous-catégorie
        └── Type
              └── Article (modèle produit)
                    └── Unité (exemplaire physique avec numéro d'inventaire)

5. Réservations

5.1 Créer une réservation

  1. Dans le catalogue, sélectionnez les dates de début et de fin souhaitées.

  2. Cliquez sur Ajouter au panier pour chaque équipement voulu. select_article add_to_card

  3. Accédez au panier et vérifiez votre sélection.

  4. Renseignez le nom du projet et les informations complémentaires demandées. reservation

  5. Cliquez sur Confirmer la réservation.

Une fois créée, vous recevez un e-mail de confirmation. L'état de chaque équipement réservé évolue automatiquement selon le calendrier (voir section 5.3).

Confirmation obligatoire : Certains équipements nécessitent l'approbation d'un admin avant d'être réservés. waiting_confirmation Dans ce cas, la réservation passe en état « En attente de confirmation » jusqu'à la décision de l'admin. confirm_reservation

5.2 États d'une réservation

État global de la réservation

État Description
En attente de confirmation Un ou plusieurs équipements attendent l'approbation d'un admin
Confirmée Tous les équipements sont approuvés, la réservation n'a pas encore commencé
En cours La période de réservation a démarré
Équipements non retournés La date de fin est passée et certains équipements n'ont pas été rendus
Retour non confirmé Les équipements ont été déclarés retournés, en attente de validation admin
Prolongation demandée Une demande d'extension de dates est en cours d'examen
Terminée Tous les équipements ont été retournés et confirmés
Rejetée La réservation a été refusée par un admin

État de chaque équipement dans la réservation

État Description
En attente Demande soumise, en attente d'approbation (si confirmation requise)
Accepté Approuvé, la date de début n'est pas encore atteinte
En cours Période active
Non retourné Date de fin dépassée sans retour déclaré
Retour en attente Utilisateur a déclaré le retour, admin doit valider
Terminé Retour confirmé
Annulé Annulé par l'utilisateur
Rejeté Refusé par un admin

5.3 Transitions automatiques

Chaque nuit, l'application met à jour automatiquement les états selon les règles suivantes :

Accepté  ──────────────────► En cours      (quand la date de début est atteinte)
En cours / Accepté  ────────► Non retourné  (quand la date de fin est dépassée)
En attente ─────────────────► Rejeté        (si la date de fin passe sans approbation)

5.4 Retourner un équipement

  1. Rendez-vous dans Mes réservations. return_tab

  2. Trouvez la réservation concernée et cliquez sur Retourner pour l'équipement souhaité. search_active_booking booking_running return_btn

  3. Si l'équipement nécessite une confirmation de retour, il passe en état Retour en attente jusqu'à validation par un admin. return_to_confirm confirm_return

  4. Sinon, le retour est immédiatement enregistré comme Terminé.

5.5 Annuler une réservation

Vous pouvez annuler un équipement réservé s'il est encore dans un état annulable (en attente ou accepté). Allez dans Mes réservations et cliquez sur Annuler. cancel_btn

5.6 Demander une prolongation

Si vous avez besoin de garder un équipement plus longtemps :

  1. Allez dans Mes réservations.

  2. Cliquez sur Prolonger sur la réservation concernée. extend_option_btn

  3. Indiquez la nouvelle date de fin souhaitée. extend_btn

  4. Un admin examine votre demande et l'approuve ou la refuse. accept_extend after_extend

Pendant l'examen, la réservation passe en état Prolongation demandée. reservation_prolongation

5.7 Actions de l'admin sur les réservations

Action Effet
Valider tous les équipements Fait passer tous les équipements « En attente » à « Accepté »
Rejeter tous les équipements Fait passer tous les équipements « En attente » à « Rejeté »
Valider tous les retours Fait passer tous les équipements « Retour en attente » à « Terminé »
Approuver la prolongation Met à jour la date de fin et confirme l'extension
Refuser la prolongation Rejette la demande, la date reste inchangée

6. Maintenance

La maintenance permet de bloquer un équipement pour des opérations d'entretien ou de calibration, l'empêchant d'être réservé pendant cette période.

6.1 Planifier une maintenance (Admin uniquement)

  1. Accédez à la fiche de l'unité concernée. maintenance_row

  2. Cliquez sur Maintenance. article_action_maintenance

  3. RenseignezNom, Date de début et de fin prévue : maintenance_form

  4. Validez. L'équipement passe en état En maintenance et n'apparaît plus comme disponible pour les nouvelles réservations sur cette plage de dates. create_maintenance

6.2 Modifier une maintenance

Depuis la fiche de l'unité, il est possible de modifier le nom ou les dates d'une maintenance existante tant qu'elle n'est pas terminée. edit_maintenance

6.3 Terminer une maintenance

  1. Accédez à la fiche de l'unité.

  2. Cliquez sur Terminer la maintenance. finish_maintenance

  3. Confirmez la date de fin effective.

  4. L'équipement repasse automatiquement en état Disponible.

6.4 Visibilité de la maintenance

  • Tableau de bord admin : Un indicateur signale que l'unité est en maintenance.
  • Calendrier de disponibilité : La période de maintenance apparaît comme bloquée pour tous les utilisateurs.
  • Une maintenance active empêche toute nouvelle réservation sur la période concernée.

7. Gestion des utilisateurs (Admin uniquement)

Ajouter un membre à un laboratoire

  1. Depuis le tableau de bord du labo, accédez à la section Utilisateurs.
  2. Recherchez l'utilisateur par e-mail ou nom.
  3. Cliquez sur Ajouter pour l'associer au labo.

Attribuer ou retirer des droits d'administration

Un admin de labo peut promouvoir un membre au rôle d'admin de labo ou lui retirer ce statut depuis la liste des membres.

Note : Seul un Super Admin peut promouvoir un utilisateur au rang de Super Admin.

Désactiver un compte

Un admin peut désactiver le compte d'un membre, lui retirant l'accès à l'application. Le compte reste dans la base de données et peut être réactivé à tout moment.

8. Import et export CSV (Admin uniquement)

Exporter l'inventaire

csv_dropdown

  1. Depuis le tableau de bord, cliquez sur Exporter CSV. export_csv

  2. Un fichier CSV est généré avec tous les équipements accessibles (séparateur point-virgule, encodage UTF-8). csv_list

  3. Le fichier contient 27 colonnes : numéro d'inventaire, état, localisation, spécifications techniques, etc.

Importer des équipements

  1. Téléchargez d'abord le fichier modèle pour respecter le format attendu. template_download

  2. Remplissez le fichier modèle avec vos données.

  3. Depuis le tableau de bord, cliquez sur Importer CSV. import_file

  4. Importez le fichier complété. select_file_import

Règles d'import

Colonne Valeurs acceptées
lab Doit correspondre à un laboratoire existant
statut available, unavailable, broken, toCheck, underMaintenance, other (insensible à la casse)
confirmation oui ou non
lieu Doit correspondre à un lieu existant dans la base
categorie / sous_categorie / type Doivent exister dans le catalogue

Important : En cas d'erreur sur une ligne, l'import entier est annulé. Un fichier d'erreurs peut être téléchargé pour identifier les lignes problématiques.

Restriction : Un admin de labo ne peut importer que vers les labos qu'il administre.

9. Codes QR

Chaque équipement possède un code QR unique (basé sur un UUID). Ce code permet de retrouver rapidement la fiche de l'équipement en le scannant.

Fonctionnalités

  • Générer le code QR d'une unité au format PNG ou PDF qr_button

  • Scanner un code QR via l'URL /qr/scan/{uuid} pour accéder directement à la fiche qrcode-ACOU_2022_001

  • Historique : chaque scan est enregistré (utilisateur, date, unité) qrcode_historique

L'accès à la gestion des codes QR est géré ainsi :

Super Admin : peut lister l'ensemble des codes QR de tous les laboratoires. Admin de labo : peut générer (PNG/PDF), créer et supprimer les codes QR des équipements de ses propres labos. Tous les utilisateurs connectés : peuvent scanner un code QR. La page affichée après scan s'adapte au rôle : les admins voient une vue enrichie, les utilisateurs une vue simplifiée.

Fonctionnalité Utilisateur Admin de labo Super Admin
Scanner un QR code ✓ ✓ ✓
Générer PNG / PDF — ✓ (son labo) ✓
Créer / supprimer — ✓ (son labo) ✓
Lister tous les QR codes — — ✓

10. Notifications par e-mail

L'application envoie automatiquement des e-mails dans les situations suivantes :

Événement Destinataire Contenu
Réservation créée Utilisateur Confirmation avec la liste des équipements réservés
Équipement en retard (1er jour) Utilisateur Rappel de retour avec la liste des équipements non rendus

Note : Le rappel de retard est envoyé une seule fois, le premier jour de dépassement, et non pas chaque jour.

Annexe — Glossaire

Terme Définition
Unité Un exemplaire physique d'un équipement (identifié par son numéro d'inventaire)
Article La définition produit (fabricant, modèle) dont dépendent une ou plusieurs unités
Laboratoire Entité organisationnelle regroupant des équipements et des membres
Lieu Emplacement physique où est stocké un équipement
Confirmation requise Propriété d'un article indiquant qu'une approbation admin est nécessaire avant réservation
Prolongation Demande d'extension de la date de fin d'une réservation en cours
Maintenance Période planifiée pendant laquelle un équipement est indisponible pour réservation